Сопроводительное письмо в подведомственные организации: образец 2024 года
Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо.
Зачем нужно писать сопроводительное письмо
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.
Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
Чаще всего сопровождение оформляется:
- к договору на подпись;
- при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
- к акту сверки;
- к коммерческому предложению;
- к документации в налоговую инспекцию;
- к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
- к исполнительной документации;
- к кадровой документации.
Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.
На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).
Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.
Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.
к содержанию ↑Структура сопроводительного письма
- Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
- Номер и дата обращения.
- Содержание.
- Перечень прилагаемых документов.
- Лицо, подтверждающее достоверность.
- Контакты.
В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.
к содержанию ↑Содержание
Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.
Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:
- прошу подтвердить получение;
- прошу подписать и возвратить в срок;
- прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
- прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
- прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
- прошу информировать установленным порядком.
Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.
к содержанию ↑Перечень прилагаемой документации
Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.
При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
- Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
- Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
Итого 2 документа на 13 листах.
к содержанию ↑Оформление сопроводительного письма
Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.
Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.
к содержанию ↑Сопроводительное письмо к договору
Сопроводительное письмо к договору может быть составлено в случае необходимости направления контрагенту договора или его проекта для целей согласования и других.
Обязательно ли составление сопроводительного письма
Обязанность составлять сопроводительные письма к договорам законом не предусмотрена. Контрагенты могут вовсе не вести переписку, а просто обмениваться пакетами документов, если на то будет их воля.
Однако на практике сопроводительные письма составляются достаточно часто, и дело здесь не только в том, что сопроводительное письмо (сопроводительная записка) — это дань деловому этикету. Письмо помимо фиксации факта направления контрагенту договора может содержать в себе следующую информацию:
- цель направления договора (проект, направленный для согласования, или подписанный экземпляр контрагента);
- сведения о самом договоре (номер и дату, название);
- сведения о документе, в ответ на который направляется договор (если договор представляется по запросу, например, в случае направления дубликата договора при утере контрагентом оригинала);
- наличие дополнительных документов в отправляемом пакете (например, наличие протокола разногласий к проекту договора);
- количество направленных в данном пакете документов, их вид (оригинал, копия);
- дополнительные отметки (например, крайний срок согласования).
Таким образом, сопроводительное письмо к договору может значительно облегчить обмен информацией между контрагентами.
к содержанию ↑Кто составляет письмо
Непосредственно составлением сопроводительного письма занимается работник договорного отдела или бухгалтерии или иной работник, ответственный за ведение переписки по договорам. Это лицо определяется в делопроизводстве как исполнитель. Он отвечает за:
- правильность указанных в письме данных (реквизиты договора, количество экземпляров);
- полноту и содержание пакета документов, которые будет сопровождать письмо.
Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации. После подписания руководителем письму присваивается исходящий номер, и оно направляется контрагенту удобным способом.
Иногда может возникнуть необходимость пересылки договора из одного подразделения организации в другое, например, в рамках согласования проекта. В этом случает оформляется не письмо, а служебная записка, которую подписывает сам же исполнитель.
к содержанию ↑Отправка письма
Поскольку оригинал письма направляется контрагенту, мы рекомендуем перед отправкой снять его копию. Она будет служить подтверждением факта направления документом.
Кроме того, при передаче документов лично мы рекомендуем взять копию с собой и попросить работника канцелярии, принявшего документы, проставить на ней штамп и дату приема.
Отправка договоров почтой, как правило, предполагает оформление пакета документов как письма с описью вложения и уведомлением о вручении. В данном случае:
к содержанию ↑Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.05.2022)
Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.
Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.
к содержанию ↑1. Цель составления
Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:
- кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
- определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
- указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
- при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
- довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
2. Виды и типы писем
По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:
- канала отправки сообщения;
- получателя.
В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.
В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:
- написанные вручную;
- электронные;
- передаваемые на бумаге.
При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.
Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.
к содержанию ↑3. Требования к форме бланка
При оформлении бланка важно включить в структуру полей:
- верхнюю часть с реквизитами организации;
- поле с исходящим номером и датой;
- блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
- поле для текста письма и приложений;
- контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
3.1 Пример пустого бланка
А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.
Заполненный пример в конце статьи!
Лист А4 (пустой бланк)
Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)
Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________
(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)
- Документ 1.
- Документ 2.
- Документ 3.
С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________
Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________
4. Структура и содержание каждого блока
В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:
- тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
- обращение к получателю;
- основная часть;
- перечень приложений;
4.1 Несколько слов о теме
Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.
Приведем пример некоторых формулировок:
- Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
- О подготовке годового отчета.
- Предоставление статистических данных.
- О разработке проекта строительства объекта «N»
4.2 Как обратиться к получателю
Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.
Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»
4.3 Что писать в основной части
Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.
Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:
| Тип формулировки | Тип адресата |
| Предоставляем | Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д. |
| Направляем | Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения |
| Высылаем | Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам |
Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:
Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:
- Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
- Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
- Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.
Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.
Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:
- информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
- действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
- сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.
Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:
- наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
- чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.
В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.
Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.
4.4 Приложения
В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.
Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.
Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.
Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.
Например, перечень может выглядеть следующим образом.
- Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
- Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
4.5 Кто может подписывать
Теперь осталось подписать сообщение.
Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.
При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.
Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.
При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.
к содержанию ↑5. Как хранить
Каждая организация принимает свои правила хранения документов.
Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.
Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.
к содержанию ↑6. Ключевые ошибки при составлении
Все ошибки можно разделить на две группы:
- некорректность содержания;
- стиль и форма подачи информации.
Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.
Второй тип ошибок связан с самими формулировками.
Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма
- Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
- Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
- Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.
к содержанию ↑7. Сопроводительное письмо к документам – образец
А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.
Лист А4 (образец заполнения)
Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»
111100, г. Москва, ул. Митина,
«ООО Росток» Степанову И.А.
О согласовании условий договора
Уважаемый Илья Александрович!
Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.
Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.
- Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
- Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.
Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.
Секретарь департамента продаж
к содержанию ↑Примеры написания сопроводительного письма к документам — образцы для налоговой, ФСС, суда
Отправляя документы в различные структуры и организации, прикладывается сопроводительное письмо, которое поясняет перечень документации, их назначение, а также подтверждает факт и дату отправки.
В статье представлены образцы оформления данного бланка при отправке документации, а также даны рекомендации по их правильному оформлению.
к содержанию ↑Что такое сопроводительное письмо и когда оформляется
Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.
В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется. При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют.
Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:
- Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
- Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
- Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
- Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
- Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.
Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.
Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги.
Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:
- Отправка зачастую является ответом на письменное требование налоговой службы. В сопроводительном письме необходимо упомянуть реквизиты этого требования, чтобы документации попал к нужному инспектору.
- Список вложений считается обязательным атрибутом. Без данной описи, содержащей перечень бумаг и их общее количество, налоговая служба может вообще не принять документы.
- Письмо рекомендуется составить в двух одинаковых экземплярах. Первый экземпляр отдается адресату – налоговой службе. Второй экземпляр возвращается отправителю с надлежащей отметкой о получении (приеме). Такая отметка поможет доказать, что отправитель должным образом отреагировал на требование, выдвинутое госорганом.
- При необходимости на сопроводительном письме можно зафиксировать пояснения, затребованные налоговой службой при приеме документации.
Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов.
Имеет полезные особенности:
- Используется как опись вложений.
- Фиксируется отправителем в журнале учета исходящей документации (регистрируется дата/способ отправки).
- Фиксируется получателем в журнале учета входящей корреспонденции. Указывается регистрационный номер, дата получения и ответственное лицо, которому предстоит обрабатывать принятый пакет бумаг. Это позволяет отследить движение документации у их получателя.
Как написать при отправке документов
Советы по составлению сопроводительных писем в организации:
- Разработать и применять единый шаблон.
- Ввести и соблюдать правила написания.
- Уделять внимание отсутствию ошибок.
- Фиксировать письма в журнале учета отправленных документов. Этим должен заниматься ответственный специалист (например, секретарь).
- Составлять в двух одинаковых экземплярах. Отправляя лично, курьером или почтой, оставлять один экземпляр у себя с надлежащей отметкой от получателя, курьерской распиской или, соответственно, квитанцией из почты.
Рекомендованная структура сопроводительного текста выглядит так:
- Сведения о получателе (наименование организации, ФИО и занимаемая должность физлица, коды, адрес, контакты).
- Сведения об отправителе (название организации, ФИО и занимаемая должность физлица, идентифицирующие коды, адрес, контакты).
- Обращение к адресату (его представителю) в уважительной, уместной форме.
- Основная текстовая часть. Здесь перечисляются отправленные бумаги с кратким описанием каждой (при этом указываются цели отправки), а также любые дополнительные сведения, пояснения, уточнения.
- Расшифрованная подпись директора или иного лица, уполномоченного отправителем.
В компании сопроводительное письмо составляется либо делопроизводителем (помощником руководителя или, как вариант, секретарем), либо сотрудником, сформировавшим соответствующий пакет документации для его последующей отправки (например, бухгалтер, который формирует отчетность для налоговой службы, оформляет и прикрепляет к отчетности сопроводительное письмо).
Подписывает директор организации или иное лицо, получившее от директора надлежащие полномочия.
к содержанию ↑Зачем писать сопроводительное письмо?
Деловой этикет требует подготовки сопроводительных писем при отправке документации партнёрам, клиентам или представителям госорганизаций. Это необходимо, когда требуется:
- подтверждение доставки комплекта бумаг адресату;
- обратить особое внимание на некоторые важные моменты;
- вместе с документацией передача просьбы или указание к действиям.
Зачастую, образец сопроводительного письма о передаче документов интересует сотрудников компании, которые занимаются оформлением договора, отправкой важного комплекта бумаг, акта сверки, делового предложения, отчёта, запроса надзорных организаций и пр. После заполнения письмо можно отправить персонально адресату, курьерской службой, через почтовое отделение или е-mail.
к содержанию ↑Правила оформления документа
Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация.
Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление. Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.
Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо. Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ.
Для чего можно использовать одну из следующих фраз: «Прошу подписать и вернуть в срок …», «Прошу подтверждения в получении высланной документации», «Прошу обеспечения конфиденциальности информации» и т.п.
